Respuesta directa: depende de cuatro cosas: el alcance, cuántos programas hay que conectar, lo ordenado que esté el proceso y el volumen que tenga que gestionar. Una automatización concreta es lo más asequible para empezar; un agente de IA o una implantación completa por fases cuestan más porque tocan más sistemas. La formación para cumplir el AI Act es bonificable con FUNDAE. Aparte van las suscripciones a las herramientas y a la plataforma de IA. El presupuesto se concreta en la sesión de valoración gratuita de 20 minutos.
Las cuatro cosas que mueven el coste
No es lo mismo un bot que responde preguntas frecuentes que un agente que reserva citas, consulta pedidos y actualiza tu CRM.
Cada programa que hay que conectar —ERP, CRM, agenda, WhatsApp— añade trabajo, sobre todo si es antiguo o no permite conectarse desde fuera.
Automatizar un proceso ordenado es rápido. Si antes hay que ordenarlo, el proyecto crece.
Cuántas conversaciones o tareas gestiona al mes y cuánto habrá que ajustarlo después.
Proyectos habituales y plazos
Estos son los proyectos con los que suelen empezar las pymes, con lo que más pesa en su coste:
| Proyecto | Qué pesa en el coste | Plazo |
|---|---|---|
| Sesión de valoración de 20 minutos | Gratis | — |
| Automatización de un proceso | Cuántos programas hay que conectar | 1–2 semanas |
| Petición automática de reseñas de Google | Es de los más sencillos | 1 semana |
| Citas online con confirmación y recordatorios | La agenda que ya uses | 1–2 semanas |
| Agente de IA básico (WhatsApp o chat web) | Cuántas consultas distintas resuelve | 2–3 semanas |
| Web profesional | Número de páginas y contenidos | 2 semanas |
| Web + captación | Formularios, citas y WhatsApp conectados | 2–4 semanas |
| Diagnóstico IA de procesos | Precio cerrado | 5–7 días |
| Formación en IA (AI Act, art. 4) | Personas y modalidad · bonificable FUNDAE | Taller de 1–2 días |
| Pack Ignición: diagnóstico, formación y cumplimiento del AI Act | Parte formativa bonificable FUNDAE | Por fases |
| Pack Despegue: implantación completa de un agente | Integraciones · con mantenimiento mensual | 6–10 semanas |
| Pack Órbita: agentes en varias áreas | Número de áreas y agentes | Por fases |
| Mantenimiento para negocio local | Cuota mensual | Sin permanencia |
Hay dos formas de trabajar: por proyecto suelto con presupuesto cerrado, pensado para negocios locales que saben lo que quieren, y por fases, para empresas que quieren implantar IA en varias áreas, empezando siempre por el diagnóstico. El detalle de cada servicio está en servicios y plazos por zona y en soluciones para negocios locales.
Lo que no suele salir en el presupuesto
Casi todo proyecto de IA tiene un coste de puesta en marcha y otro recurrente. Pregunta siempre por estos:
- La plataforma de IA (OpenAI y similares): se paga por uso y va a cargo del cliente. En una pyme suele ser un importe pequeño al mes, pero conviene estimarlo.
- La plataforma de automatización: Make y n8n tienen planes de pago según el volumen, y n8n se puede instalar en un servidor propio.
- Los mensajes de WhatsApp con plantilla, si el sistema escribe a los clientes por iniciativa propia (recordatorios, promociones). Lo explicamos en la guía del chatbot de WhatsApp con IA.
- El mantenimiento: las automatizaciones se rompen cuando cambia algo —una contraseña, un formulario, una tarifa— y alguien tiene que arreglarlas.
Desconfía tanto de quien solo te vende el pago inicial y desaparece como de la cuota mensual eterna sin resultados que la justifiquen.
Cómo calcular si te compensa
No mires solo el precio: mira cuánto tarda en pagarse.
Meses para recuperar la inversión = coste de puesta en marcha ÷ (ahorro mensual − coste mensual)
El ahorro mensual son las horas que recuperas multiplicadas por lo que cuesta esa hora, más los clientes que ganas por responder antes o por atender fuera de horario.
En procesos que se repiten a diario, lo habitual es que la inversión se recupere en pocos meses; a partir de ahí, es ganancia. Las cifras de tu empresa salen de medir tu proceso, y eso es lo que hacemos en la sesión de valoración.
Tienes las fórmulas completas y un caso con tablas año a año en la guía del ROI de la automatización.
Ayudas y bonificaciones
- Formación: la formación en IA para cumplir el artículo 4 del AI Act es bonificable con FUNDAE, con cargo al crédito de formación de la empresa. Los detalles, en formación en IA para empresas.
- Kit Digital y otras ayudas: qué cubre cada línea y el error de trámite que hace perderla, en la guía de ayudas de IA para pymes en 2026.
El error más caro
El error que más dinero cuesta no es pagar de más por un proyecto: es invertir en el proyecto equivocado. Una automatización que nadie usa, o que ahorra diez minutos al mes, es cara aunque cueste poco. Por eso el orden sensato es saber primero qué proceso da más retorno y presupuestarlo después, no al revés. Si aún no lo tienes claro, empieza por los diez casos de uso más habituales.
Te decimos en veinte minutos qué proyecto encaja en tu caso y cuánto costaría, antes de que pidas ningún presupuesto.
o mira el Diagnóstico IA de procesosPreguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta implementar IA en una pyme?
Depende del alcance, de cuántos programas haya que conectar y de lo ordenado que esté el proceso. Una automatización concreta es lo más asequible para empezar; un agente de IA o una implantación completa por fases cuestan más porque tocan más sistemas. A eso se suman las suscripciones a las herramientas. El presupuesto se concreta tras la sesión de valoración gratuita de 20 minutos.
¿Hay costes mensuales?
Normalmente sí: la plataforma de IA, que se paga por uso; la plataforma de automatización; los mensajes de WhatsApp con plantilla, si se usan; y el mantenimiento, que para negocios locales es una cuota mensual sin permanencia.
¿En cuánto tiempo se recupera la inversión?
Depende de cuánto tiempo ahorre y de cuánto valga ese tiempo: se divide el coste de puesta en marcha entre el ahorro mensual neto. En procesos que se repiten a diario, lo habitual es recuperarla en pocos meses. La cifra real sale de medir tu proceso.
¿Hay ayudas para implantar IA?
La formación en IA es bonificable con FUNDAE. Para proyectos de digitalización existen además líneas como el Kit Digital, con requisitos de trámite que conviene revisar antes de solicitarla.